O que é 5W2H?

O nome é pra lá de estranho, mas a metodologia é fácil de entender. O termo 5W2H se refere a uma sequência de ações planejadas para a execução de um projeto ou alcance de uma meta na empresa.

Para a ferramenta ser colocada em prática, a construção da estratégia passa pelas respostas do gestor a sete perguntas, cinco delas iniciando pela letra W (em inglês) e outras duas pela letra H - o que dá origem ao seu nome.

Dessa forma, o método guia o empreendedor por um caminho de excelência, determinando em detalhes o que será feito em cada etapa para que o objetivo seja concretizado.

Vamos agora entender melhor cada um dos pontos que compõem a 5W2H:

What (o que)?

Indica o que será realizado, ou seja, qual o objetivo, meta ou tarefa a cumprir.

Exemplos: expandir o negócio para outra cidade, pagar as contas em dia, lançar um novo produto, aumentar a participação no mercado, reduzir o custo fixo, elevar o número de clientes ou o faturamento.

Why (por que)?

Essa é a etapa da justificativa do projeto. O gestor deve elencar aqui quais as razões para a proposição da meta.

Exemplos: reduzir custos para propor um preço de venda mais baixo, aumentar o faturamento para ter uma margem de lucro melhor, ou pagar as contas em dia para deixar de ter prejuízos com multas e juros.

Where (onde)?

Determina em que local ou departamento a ação será realizada.

Exemplos: onde será instalado o novo negócio, em que área será lançado um novo produto ou em que setor haverá redução de custos.

When (quando)?

Você já definiu a meta, justificou a sua necessidade, determinou onde ela será realizada e, agora, deve indicar os prazos para que ela seja desenvolvida. Se um objetivo tiver mais de uma etapa, é importante estabelecer quando cada uma delas será realizada.

Exemplos: o aumento no número de clientes deve ocorrer ao longo de um ano, com novas ações a cada trimestre.

Who (quem)?

Cada ação precisa ter um responsável. Aqui, você responde quem fará o quê, ou seja, a quem caberá o cumprimento de cada etapa para a concretização da meta.

Exemplos: ao responsável pelo marketing caberá as ações para aumento da participação no mercado, à área financeira a proposição de estratégias para pagar as contas em dia e ao chefe de vendas a tarefa de elevar o número de clientes.

How (como)?

Você já tem quase tudo que precisa para colocar o seu projeto a funcionar, mas não se esqueça de definir como as ações serão desenvolvidas para o alcance das metas.

Exemplos: quais táticas serão adotadas para elevar o faturamento ou o número de clientes, de que ações dependem o lançamento de um novo produto no mercado e o que será feito para reduzir o custo fixo do negócio.

How much (quanto)?

Para a etapa derradeira da metodologia 5W2H, você olha para o caixa. Afinal, a concretização da sua meta tem um custo, que precisa ser viável dentro da sua realidade financeira.

Exemplos: a redução de custos só terá “gastos” em empenho e conscientização das equipes, enquanto a expansão do negócio pode ser bem mais dispendiosa, exigindo que o saldo e a projeção do caixa sejam bastante positivos.

Construindo um plano de ação 5W2H

Em uma micro ou pequena empresa, a ferramenta 5W2H é uma das mais fáceis de ser utilizada, já que é bastante prática e intuitiva. Isso não significa, porém, que dispense cuidados na sua aplicação. Para que efetivamente funcione, você deve elaborar um plano de ação.

Um bom método consiste na criação de uma planilha no Excel, definindo uma coluna para cada uma das perguntas e preenchendo as informações de acordo com as características da meta proposta e das ações a desenvolver. Na coluna When (quando), uma dica é aplicar uma divisão para o início e o fim da tarefa.

Outros campos podem ser agregados à planilha, além dos sete tradicionalmente propostos pelo instrumento. Dependendo do objetivo delimitado, pode ser interessante estabelecer uma escala de desenvolvimento, atualizando o percentual de conclusão para acompanhamento.

Caso haja necessidade de fazer comentários adicionais sobre uma determinada ação, é válido também contar com uma coluna de observações, monitorando o status atual do projeto.

Envolva a equipe

Até aqui, você tem o que precisa para criar um plano de ação com base na metodologia 5W2H, mas para fazer dar certo, não pode esquecer do mais importante: ela só vai funcionar se houver o envolvimento de todos na sua empresa.

A sugestão é que isso aconteça em todas as etapas, a começar pela definição dos objetivos da empresa. Você, enquanto gestor, pode achar que uma determinada meta é totalmente viável, mas sua equipe (aquela que irá executar a proposta) ter opinião diferente.

Tenha em mente que, para cada uma das sete etapas da 5W2H, seus colaboradores têm muito a contribuir. Então, é válido ouvir aqueles que trabalham com você, seja individualmente ou em um encontro conjunto, apresentando a ferramenta e justificando a sua utilização.

Após a tabela estar pronta, não esqueça de levar ao conhecimento de todos, não apenas daqueles que serão responsáveis diretos pelas ações.

Uma boa forma de fazer isso é armazenando o arquivo da planilha na nuvem e compartilhando via e-mail, para que todos possam acompanhar a evolução da ideia. Você pode definir restrições, escolhendo aqueles que podem editar o documento e limitando os demais à visualização.

Cresça com a 5W2H

Muitas são as técnicas de administração que podem auxiliar uma empresa a alcançar os seus objetivos. Algumas delas podem casar perfeitamente com o momento no qual seu negócio se encontra, sendo um instrumento decisivo para crescer de verdade.